Time & Material czy Fixed price — co wybrać?
W branży technologicznej stosuje się różne metody rozliczeniowe przy realizacji projektów. Najpopularniejsze z nich to Fixed Price i Time & Material, ale coraz częściej spotyka się też model hybrydowy – T&M With CAP. Przyjrzyjmy się bliżej tym trzem modelom, ich zaletom, wadom oraz sytuacjom, w których najlepiej się sprawdzają.
Fixed price – czy stała cena to najlepszy wybór?
Metoda rozliczenia „Fixed price” polega na odgórnym ustaleniu ceny za cały projekt już na samym jego początku. Stawka wyceniana jest na podstawie rozpisanego harmonogramu prac oraz założeń, jakie projekt ma spełnić. Wydawać by się mogło, że jest to bezpieczna i dobra opcja zarówno dla klienta, jak i dla agencji, jednak w wielu przypadkach może okazać się niewłaściwa.
W przypadku mniejszych projektów, które nie wymagają rozpisywania harmonogramu prac na wiele miesięcy i planowania kolejnych kroków takie rozwiązanie może być dobre. Projekt nie musi być także stale kontrolowany, gdyż na początku zdefiniowane są jasne deadline’y, przez co nie potrzebujemy osoby zarządzającej całym procesem. Agencja, która ma w swojej ofercie projekt wykorzystujący takie rozwiązanie, może wyceniać swoje usługi zawsze tak samo.
Najczęściej w przypadku stałej stawki agencje podczas wyceny uwzględniają zapas w budżecie. Ma to zminimalizować ryzyko strat w kosztach, jakie mogą ponieść. Z tego powodu jednak klient zazwyczaj nie płaci najniższej możliwej ceny za projekt.
Niestety, taki model rozliczeniowy ma też swoje minusy. Przygotowanie do projektu przy stałej cenie wymaga określenia szczegółowej specyfikacji już na samym początku. Dlatego problemem są ewentualne zmiany w trakcie planowania koncepcji, które mogą wiązać się z dodatkowym kosztem, oraz wprowadzanie jakichkolwiek modyfikacji w harmonogramie i specyfikacji. Wiąże się to bowiem ze zmianą kontraktu, co może okazać się bardzo czasochłonne.
Dodatkowo na początku tworzenia projektu, zarówno klient, jak i agencja nie są w stanie przewidzieć tego, czy w przyszłości niektóre funkcje nie okażą się zbędne i nie lepiej będzie zastąpić ich innymi. A w przypadku „fixed price” takie modyfikacje są nie tylko czasochłonne, ale wiążą się najczęściej z dodatkowymi kosztami.
Time & Material – elastyczny model rozliczeniowy
W odróżnieniu od stałej ceny w tym przypadku klient płaci dokładnie za to, co finalnie otrzyma, uwzględniając przepracowane przez specjalistów godziny i wykorzystane materiały. Dzięki temu forma kontraktu jest znacznie bardziej elastyczna. Nie jest wymagane stworzenie bardzo szczegółowej specyfikacji produktu oraz harmonogramu działań, co pozwala na obniżenie kosztów w porównaniu do z góry ustalonej ceny/ stałej ceny.
Rozliczenie w tym wypadku odbywa się zazwyczaj po zakończeniu konkretnych kroków, dzięki czemu można podsumować, co udało się stworzyć, oraz czy projekt znajduje się w ramach finansowych.
Plusem takiego rozwiązania jest szybkość rozpoczęcia prac oraz stała komunikacja z klientem, z którym współtworzymy produkt. Elastyczny kontrakt pozwala na szybkie zmiany i modyfikacje podczas prac. Kolejną zaletą jest otwartość i przejrzystość: na postawie zużytych materiałów i przepracowanych godzin klient wie, za co dokładnie zapłacił.
Ten model ma jednak pewne mankamenty, a jednym z nich jest możliwość rozciągania się projektów w czasie. W momencie, gdy klient ciągle dokłada nowe funkcje i narzuca zmiany, 3-miesięczny projekt może się przedłużyć do pół roku. Przez ten czas klient musi być zaangażowany w proces, monitorować, czy koszty nie wychodzą poza budżet oraz mieć świadomość tego, iż cena nie jest założona z góry – więc może wzrosnąć.
Time & Material z CAP – elastyczność i bezpieczeństwo budżetu
T&M z CAP to hybrydowy model rozliczeniowy, łączący elastyczność Time & Material z kontrolą kosztów charakterystyczną dla Fixed Price. W tym podejściu klient płaci za faktycznie przepracowane godziny i wykorzystane zasoby, jednak ustala się górny limit (CAP) całkowitych kosztów projektu.
Główną zaletą tego modelu jest możliwość elastycznego reagowania na zmiany w projekcie, przy jednoczesnym zabezpieczeniu przed niekontrolowanym wzrostem kosztów. Klient ma pewność, że budżet nie zostanie przekroczony powyżej ustalonego limitu, co ułatwia planowanie finansowe.
T&M z CAP sprawdza się szczególnie w projektach o średniej wielkości, gdzie istnieje pewien poziom niepewności co do ostatecznego zakresu prac. Pozwala na rozpoczęcie projektu bez konieczności szczegółowego definiowania wszystkich elementów, jednocześnie dając poczucie bezpieczeństwa finansowego.
Warto jednak pamiętać, że model ten wymaga starannego monitorowania postępów i kosztów. Gdy projekt zbliża się do ustalonego limitu, może pojawić się presja na ograniczenie zakresu prac lub konieczność renegocjacji warunków. Dodatkowo, ustalenie odpowiedniego CAP-u może być wyzwaniem – zbyt niski może ograniczyć możliwości rozwoju projektu, zbyt wysoki może nie spełnić swojej roli w kontrolowaniu kosztów.
Podsumowując, T&M z CAP oferuje dobrą równowagę między elastycznością a kontrolą kosztów, stanowiąc atrakcyjną opcję dla wielu projektów technologicznych.
Time & Material, Time & Material z Cap czy Fixed price?
Obie metody mają swoje dobre i słabe strony, jednak w przypadku projektowania stron i aplikacji, rozwiązanie Time & Material (T&M) jest bardziej opłacalne zarówno dla klienta, jak i firmy programistycznej.
Pozwala na dużą elastyczność i modyfikacje w trakcie pracy nad produktem, który dzięki zaangażowaniu klienta jest taki, jakiego oczekiwał. Dodatkowo ma wgląd w koszty, dzięki czemu na bieżąco może kontrolować budżet.
