Co to jest Event Storming
Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, jak usprawnić procesy w swojej firmie i lepiej zrozumieć, jak funkcjonuje twój produkt? Event Storming może być odpowiedzią na twoje pytania. Współczesny świat biznesu wymaga od nas nie tylko innowacyjnych narzędzi, ale również skutecznych metod pracy zespołowej. Event Storming, jako technika modelowania procesów biznesowych, jest doskonałym rozwiązaniem, które wspomaga planowanie i rozwój produktów. W tym artykule dowiesz się, czym jest Event Storming, jakie ma znaczenie dla rozwoju produktu oraz jak przeprowadzić warsztaty produktowe krok po kroku.
Co to jest Event Storming
Event Storming to technika modelowania procesów biznesowych, zapoczątkowana przez Alberto Brandoliniego w 2012 roku. Narzędzie to pozwala na szybkie i skuteczne zrozumienie złożonych procesów oraz identyfikację blokad i usprawnień. Event Storming polega na organizacji warsztatów, w trakcie których zespoły projektowe wspólnie analizują procesy i wydarzenia, które mają miejsce w ramach danego systemu lub projektu.
Głównym celem Event Stormingu jest wyciągnięcie na światło dzienne wszystkich istotnych zdarzeń i operacji zachodzących w systemie. Dzięki tej technice łatwiej jest dostrzec, które elementy systemu wymagają poprawy, a które działają prawidłowo. W trakcie warsztatów wykorzystuje się zwykle karteczki samoprzylepne, markery oraz duże powierzchnie robocze, co sprzyja kreatywnemu myśleniu i otwartej komunikacji między uczestnikami.
Dlaczego warto skorzystać z Event Storming w Rozwoju Produktu
Event Storming odgrywa kluczową rolę w procesie rozwoju produktu. Dzięki tej technice można szybciej zidentyfikować problemy i przewidzieć potencjalne trudności, co pozwala na skuteczniejsze planowanie i wdrażanie zmian.
Proces szybszej identyfikacji problemów
Jednym z największych atutów Event Stormingu jest to, że umożliwia on zespołowi szybkie zidentyfikowanie i omówienie istniejących problemów. Dzięki wizualizacji procesów i zdarzeń, uczestnicy warsztatów mogą łatwiej zrozumieć, gdzie leżą główne blokady i jakie są potencjalne punkty problemowe.
Umożliwienie otwartej komunikacji
Event Storming sprzyja otwartej komunikacji w zespole. Każdy uczestnik warsztatów ma szansę wyrazić swoje zdanie i wnieść swój wkład do projektu. Taka dynamika pracy pozwala lepiej zrozumieć różne perspektywy i wspólnie wypracować optymalne rozwiązania.
Lepsze planowanie i wdrażanie zmian
Gdy wszystkie kluczowe elementy procesu są zidentyfikowane i przedstawione na planszy, zespoły mogą efektywniej planować i wdrażać zmiany. Event Storming pozwala zminimalizować ryzyko błędów i nieporozumień, co przyczynia się do lepszego zarządzania projektem i wyższego poziomu jego ukończenia.
Jak Przeprowadzić Event Storming
Przeprowadzenie Event Stormingu wymaga odpowiedniego przygotowania i przestrzegania kilku kluczowych kroków. Poniżej znajduje się szczegółowy przewodnik, jak zorganizować skuteczny warsztat Event Storming.
Krok 1: Przygotowanie
Zanim przystąpisz do Event Stormingu, musisz dokładnie przygotować się do warsztatów. Oto, co powinno się znaleźć na twojej liście zadań:
1. Wybór odpowiedniego miejsca: Zadbaj o przestrzeń, która pozwala na swobodne poruszanie się i pracę na dużych powierzchniach roboczych.
2. Przygotowanie materiałów: Upewnij się, że masz wystarczającą ilość karteczek samoprzylepnych w różnych kolorach, markerów oraz dużych arkuszy papieru lub tablic suchościeralnych.
3. Skład zespołu: Zaproś wszystkich kluczowych interesariuszy projektu, to znaczy osoby, które mają głęboką wiedzę o procesach i systemach, które będą omawiane.
Krok 2: Wprowadzenie do tematu
Na początku warsztatów, lider zespołu powinien krótko przedstawić cel i zakres sesji Event Storming. Ważne jest, aby wszyscy uczestnicy mieli jasne pojęcie o tym, co jest przedmiotem analizy i jakie są oczekiwane rezultaty np. przeprojektowanie ścieżki zakupowej produktu X lub stworzenie architektury aplikacji Y. Event storming daje dużą elastyczność do samego celu ćwiczenia.
Krok 3: Identyfikacja zdarzeń
Uczestnicy warsztatów zaczynają od identyfikacji wszystkich istotnych zdarzeń, które mają miejsce w ramach analizowanego procesu. Każde zdarzenie zostaje zapisane na oddzielnej karteczce samoprzylepnej i umieszczone na planszy w sposób chronologiczny.
Wyobraźcie sobie, że tworzycie mapę sklepu internetowego. Ta mapa pokazuje, co się dzieje od momentu, gdy ktoś chce coś kupić, aż do chwili, gdy dostaje swoje zamówienie. Często w Squares stosujemy tzw. „Reverse Event Storming” lub „Backward Event Storming”. W tej odmianie event stormingu, zamiast zaczynać od początku procesu i podążać do końca, zespół rozpoczyna od końcowego rezultatu lub celu i pracuje wstecz, identyfikując zdarzenia, które doprowadziły do tego końcowego stanu. Wybór formy zależy przede wszystkim od preferencji zespołu, jednak z doświadczenia ta druga forma daje nam lepsze rezultaty.
Jak rozpocząć identyfikację kluczowych zdarzeń?
Zacznijcie od pomarańczowych karteczek. Na nich napiszcie, co się po kolei dzieje. W event stormingu zdarzenia powinny być zapisywane w czasie przeszłym, ponieważ reprezentują one fakty, które już się wydarzyły. Na przykład:
- Klient wybrał produkt i kliknął „Kup”
- Sklep sprawdził dostępność produktu
- Klient zapłacił za zakup
- Pracownik w magazynie spakował produkt
- Kurier odebrał paczkę
- Paczka dotarła do kupującego
Dodanie ról użytkowników
Teraz dodajcie niebieskie karteczki. Na nich napiszcie, kto bierze udział w tym procesie. Na przykład: kupujący, pracownik sklepu, kurier.
Podzielenie procesu na części – segmentacja
Żółte karteczki pomogą wam podzielić cały proces na części. Zacznijcie od zastanowienia się, jakie są główne fazy waszego procesu. Dla sklepu internetowego mogą to być na przykład: „Przeglądanie i wybór„, „Zamówienie„, „Płatność„, „Wysyłka” i „Dostawa„. Zapiszcie te nazwy na żółtych karteczkach i rozmieśćcie je na planszy.
Teraz możecie grupować pod nimi odpowiednie zdarzenia i inne elementy. To pomoże wam zobaczyć, jak różne części procesu łączą się ze sobą. Pamiętajcie, że ta struktura nie jest sztywna – możecie ją zmieniać w trakcie pracy, jeśli zauważycie, że coś lepiej pasuje gdzie indziej.
Punkty krytyczne (hot spoty)
Punkty krytyczne, oznaczane różowymi karteczkami, to kluczowe momenty w procesie, które wymagają szczególnej uwagi. Są to miejsca, gdzie mogą pojawić się problemy lub gdzie proces jest szczególnie wrażliwy na błędy.
Identyfikując hot spoty, zastanówcie się nad momentami, które często powodują trudności lub są kluczowe dla satysfakcji klienta. Na przykład, w sklepie internetowym takim punktem może być „Weryfikacja dostępności produktu” – co jeśli system pokaże błędne informacje? Innym przykładem jest „Proces płatności” – jak radzicie sobie z nieudanymi transakcjami?
Umieszczenie różowych karteczek na planszy pomaga skupić uwagę zespołu na tych krytycznych momentach, umożliwiając głębszą analizę i planowanie usprawnień. Pamiętajcie, że identyfikacja hot spotów to nie krytyka, ale szansa na ulepszenie procesu.
Odkrywanie Szans
Zielone karteczki, oznaczające szanse (opportunities), służą do zapisywania pomysłów na ulepszenie procesu lub wprowadzenie innowacji. To miejsce na kreatywne myślenie o tym, jak można poprawić doświadczenie klienta lub efektywność działania.
Zastanówcie się, co mogłoby uczynić wasz sklep lepszym lub bardziej konkurencyjnym. Na przykład, „Możliwość śledzenia paczki” mogłaby zwiększyć satysfakcję klientów, dając im poczucie kontroli nad zamówieniem. „Polecanie podobnych produktów” z kolei mogłoby zwiększyć sprzedaż i poprawić doświadczenie zakupowe.
Umieszczając zielone karteczki na planszy, tworzycie przestrzeń do dyskusji o potencjalnych ulepszeniach. To sposób na spojrzenie w przyszłość i zaplanowanie rozwoju waszego sklepu.
Zapisywanie pomysłów i tematów 'do zaparkowania’
Białe karteczki służą do zapisywania pomysłów, uwag i komentarzy, które pojawiają się podczas procesu mapowania. To miejsce na swobodne myśli, które nie pasują do innych kategorii, ale mogą być wartościowe dla zrozumienia lub ulepszenia procesu.
Podczas pracy nad mapą, zapisujcie na białych karteczkach wszystko, co wydaje się istotne lub interesujące. Może to być pytanie, które wymaga dalszego zbadania, pomysł na przyszłe usprawnienie, lub obserwacja dotycząca obecnego stanu procesu. Na przykład, możecie zapisać „Czy potrzebujemy dodatkowego szkolenia dla obsługi klienta?” lub „Rozważyć wprowadzenie programu lojalnościowego”.
Pamiętajcie, że możecie zmieniać i przesuwać karteczki, a wręcz jest to naturalna część procesu. Chodzi o to, żeby wspólnie stworzyć obraz, który pokaże, jak działa wasz sklep internetowy i co można w nim poprawić.
Dodatkowa sekcja – problemy
Opcjonalnie, często dodajemy jeszcze sekcję 'Problemy’, używając czerwonych karteczek. Ta kategoria służy do identyfikacji tego, co aktualnie nie działa lub jest szczególnie trudne w procesie.
Na czerwonych karteczkach zapisujcie konkretne problemy, z którymi się borykacie. Mogą to być powtarzające się trudności, wąskie gardła w procesie, lub obszary generujące najwięcej skarg klientów. Na przykład, „Długi czas oczekiwania na obsługę klienta” lub „Częste błędy w systemie płatności”.
Umieszczenie tych problemów na planszy pomaga zespołowi skupić się na najważniejszych wyzwaniach. To pierwszy krok do znalezienia rozwiązań i priorytetyzacji działań naprawczych. Pamiętajcie, że celem nie jest krytyka, ale szczera identyfikacja obszarów wymagających poprawy, co ostatecznie prowadzi do ulepszenia całego procesu.
Krok 4: Wyciąganie wniosków i planowanie działań
Na koniec warsztatów, zespół analizuje całą mapę zdarzeń i wyciąga najważniejsze wnioski. Na podstawie zebranych informacji, planuje się konkretne działania naprawcze i usprawniające.
Event storming oraz Warsztaty Produktowe – Czy Warto?
Warsztaty produktowe mogą przynieść wiele korzyści dla organizacji, zwłaszcza w kontekście rozwoju nowych produktów i usprawniania istniejących rozwiązań. Przyjrzyjmy się, dlaczego warto inwestować w tego typu warsztaty.
Dowiedz się więcej na temat warsztatów produktowych
Podsumowanie i Najważniejsze Wnioski
Event Storming to potężne narzędzie wspierające rozwój produktu i usprawnienie procesów biznesowych. Dzięki tej technice możliwe jest szybkie zidentyfikowanie problemów oraz efektywne planowanie działań naprawczych. Warsztaty produktowe, z kolei, pozwalają zespołom na wspólną pracę nad rozwojem i optymalizacją produktów, sprzyjając kreatywności i lepszej komunikacji.
Korzystanie z tych technik może przynieść wiele korzyści dla organizacji, jednak wymaga odpowiedniego przygotowania i zaangażowania ze strony uczestników. Dlatego warto zainwestować czas i środki w rozwój umiejętności warsztatowych, aby czerpać pełne korzyści z tych nowoczesnych metod pracy zespołowej.
